Managementassistent

Samenvatting

Als managementassistent bij het Ingenieursbureau Den Haag (IbDH) ben je een centrale spil binnen de organisatie, verantwoordelijk voor de ondersteuning van managers in het cluster Integrale Voorbereiding. Je beheert complexe agenda's, plant afspraken en overleggen, en bent proactief in het voorbereiden van vergaderstukken. Daarnaast maak je deel uit van de Servicedesk, waar je als aanspreekpunt fungeert voor medewerkers en verantwoordelijk bent voor de organisatie van trainingen, jubilea en de ontvangst van nieuwe medewerkers. Fysieke aanwezigheid op kantoor is vereist, en je kunt extra taken krijgen afhankelijk van de behoeften van de organisatie.

Verantwoordelijkheden

• Beheren van de agenda en mailbox van managers.
• Plannen van afspraken en overleggen met prioritering van zaken.
• Ondersteunen bij bijeenkomsten, inclusief notuleren en afstemmen met de voorzitter.
• Organiseren van trainingen, jubilea en afscheid van medewerkers.
• Verantwoordelijk voor een goede ontvangst van nieuwe medewerkers.
• Beheren en uitgeven van persoonlijke beschermingsmiddelen.
• Extra taken zoals ondersteuning van wagenparkbeheer en redigeren van managementdocumenten.

Vereisten

• Mbo+ werk- en denkniveau met aanvullende opleidingen in administratief-ondersteunende en secretariële taken.
• 2-5 jaar ervaring in een ondersteunende functie.
• Ervaring met notuleren en interesse in onderwerpen van het IbDH.
• Goede mondelinge en schriftelijke beheersing van de Nederlandse taal.
• Ruime kennis van Microsoft Office op gebruikersniveau.
• Flexibele instelling en probleemoplossend vermogen.

Arbeidsvoorwaarden

• Een 36-urige werkweek met een salaris tot € 4.015,- per maand.
• 144 uur wettelijk verlof en 57,6 uur bovenwettelijk verlof per jaar.
• Arbeidsovereenkomst voor 12 maanden met mogelijkheid tot verlenging of onbepaalde tijd.
• Individueel keuzebudget (IKB) van 17,05% bovenop het salaris.
• Deelname aan het ABP-pensioenfonds met een gunstige regeling.
• Thuiswerkvergoeding en internetvergoeding.
• Diverse opleidings- en ontwikkelmogelijkheden.

Over Werkgever

Het Ingenieursbureau Den Haag (IbDH) is een onderdeel van de Dienst Stadsbeheer en richt zich op de openbare ruimte van Den Haag. Met 300 medewerkers werkt het bureau aan infrastructuurprojecten zoals straten, wegen, en riolering. Het bureau is georganiseerd in vier clusters en heeft een afdeling die verantwoordelijk is voor interne processen en bedrijfsvoering. De focus ligt op de inzet van mensen en middelen, en het creëren van een prettige werkomgeving waar medewerkers met plezier en trots aan de stad werken.