Managementassistent

Samenvatting

De Gemeente Haarlem zoekt een Managementassistent voor 24 uur per week. De rol omvat het ondersteunen van projectmanagers door agendabeheer, het maken van afspraken, en het fungeren als aanspreekpunt voor interne en externe stakeholders. De assistent is verantwoordelijk voor het afhandelen van contracten, het archiveren van documenten, en het opstellen van brieven. Daarnaast organiseert de assistent bijeenkomsten en beheert de communicatie via projectenmailboxen.

Verantwoordelijkheden

• Bewaken van agenda's van projectmanagers en maken van complexe afspraken.
• Fungeren als aanspreekpunt voor interne en externe stakeholders.
• Afhandelen van contracten, aanmaken van inkooporders, en facturering.
• Structureren van archivering en toegankelijk maken van opgeslagen kennis.
• Opstellen van (opdracht)brieven en bewaken van voortgang van acties en processen.
• Voorbereiden en vastleggen van afspraken tijdens overleggen.
• Organiseren van bijeenkomsten, zoals bewoners- en informatieavonden, en uitvoeren van representatieve taken.
• Beheren van bewonersbrieven en het proces rondom de bezorging.

Vereisten

• Mbo-4 diploma in administratieve processen, bij voorkeur in Officemanagement of Supportmanagement.
• Minimaal 2 jaar ervaring in een ondersteunende of secretariële functie binnen een complexe organisatie.
• Bekendheid met digitaal vergaderen en keten denken.
• Proactieve en energieke persoonlijkheid met stressbestendigheid en goede communicatieve vaardigheden.
• Vaardigheid in Office applicaties (Word, Excel, PowerPoint) en bereidheid om digitale systemen (zoals Verseon, GFS, Qlikview en Insite+) te leren.

Arbeidsvoorwaarden

• Een jaarcontract voor 24 uur per week, met mogelijkheid tot een vast contract bij goed functioneren.
• Salaris tussen € 3.206 en € 4.499 bruto per maand op basis van een fulltime dienstverband van 36 uur.
• 17,05% Individueel Keuze Budget bovenop het bruto salaris voor het samenstellen van eigen arbeidsvoorwaarden.
• Hybride werkmogelijkheden met ondersteuning van thuiswerken.
• Secundaire arbeidsvoorwaarden zoals vergoeding van OV-reiskosten, gedeeltelijk betaald ouderschapsverlof, en een goede pensioenregeling via ABP.

Over Werkgever

De Gemeente Haarlem en Zandvoort biedt werk dat impact heeft op de fysieke leefomgeving. De afdeling Proces- en Contractmanagement is verantwoordelijk voor projectmanagement van gebiedsontwikkelings-, vastgoed- en civiele projecten. De organisatie waardeert diversiteit en biedt mogelijkheden voor persoonlijke groei en vitaliteit, waaronder opleidingen en cursussen via de ‘Academie Haarlem’. De organisatiewaarden zijn open, gedreven en betrokken, en de gemeente streeft naar een goede werk-privébalans voor haar medewerkers.