Managementassistent

gemeente Utrecht

Samenvatting

Als managementassistent binnen het Expertisecentrum PMB van de Gemeente Utrecht ben je het centrale aanspreekpunt voor de afdeling. Je biedt ondersteuning aan directie, management, medewerkers en externe relaties. De rol vereist een proactieve houding en flexibiliteit, met een focus op samenwerking en het aanbrengen van verbeteringen in de werkwijze.

Verantwoordelijkheden

• Beheren van de agenda van één of meerdere managers.
• Zorgen voor opvolging van afspraken en taken.
• Organiseren van bijeenkomsten en reserveren van vergaderzalen.
• Beheren en zelfstandig afhandelen van verzoeken in de secretariaatsmailbox.
• Samen met collega's zorgen voor een uniforme werkwijze en overzichtelijke mailbox.
• Uitvoeren van administratieve taken, zoals het aanmaken van bestellingen en ondersteuning bij financiën.
• Ondersteunen van HRM-taken, waaronder het plannen en versturen van uitnodigingen voor sollicitatieprocedures via het recruitmentsysteem Ubeeo.

Vereisten

• Minimaal MBO werk- en denkniveau, bij voorkeur met een secretariële opleiding.
• Ruime ervaring als managementassistent of in een vergelijkbare functie binnen een dynamische omgeving.
• Goede beheersing van MS-Officepakketten.
• Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal, zowel mondeling als schriftelijk.
• Proactieve en flexibele houding, met het vermogen om snel te schakelen tussen verschillende taken.
• Vermogen om gestructureerd te blijven werken onder druk en goede samenwerkingsvaardigheden.

Arbeidsvoorwaarden

• Een 24-urige werkweek met een bruto maandsalaris tussen € 2.805,- en € 3.980,- op basis van 36 uur (schaal 7), afhankelijk van kennis en ervaring.
• Een arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met de intentie tot omzetting naar onbepaalde tijd.
• Uitstekende verlofregelingen.
• Een Individueel Keuzebudget (IKB) van 17,05% van het salaris, dat kan worden gebruikt voor extra verlof, vakantiegeld of een eindejaarsuitkering.
• Werklocatie is het Stadskantoor in het centrum van Utrecht, met ruimte voor persoonlijke ontwikkeling en toegang tot diverse cursussen en trainingen.

Over Werkgever

De Gemeente Utrecht streeft naar een inclusieve organisatie waar talent en diversiteit worden gewaardeerd. Het Expertisecentrum PMB is verantwoordelijk voor de uitvoering van complexe opdrachten en biedt een omgeving waarin medewerkers zich kunnen ontwikkelen en bijdragen aan een gezond stedelijk leven voor alle inwoners van Utrecht. Het team van het Expertisecentrum PMB bestaat uit enthousiaste collega's die samenwerken in een collegiale en flexibele sfeer.