Management Ondersteuner

Samenvatting

De rol van Management ondersteuner binnen de gemeente Amsterdam is een veelzijdige ondersteunende functie, gericht op het ontzorgen van de directeur Dienstverlening en afdelingshoofden. De focus ligt op organisatorische en secretariële taken, waarbij samenwerking met een professioneel secretariaatsteam centraal staat. De Management ondersteuner is verantwoordelijk voor het beheren van agenda’s, e-mailbeheer, organiseren van overleggen en het bijdragen aan procesverbeteringen. Flexibiliteit, zelfstandigheid en een goed gevoel voor bestuurlijke verhoudingen zijn essentieel.

Verantwoordelijkheden

• Ondersteunen van de directeur en afdelingshoofden bij organisatorische en secretariële werkzaamheden, zoals het voorbereiden van afspraken en het bewaken van acties.
• Beheren van complexe agenda’s door prioriteiten te stellen en helder te communiceren met betrokkenen.
• Verzorgen van e-mailbeheer door berichten te filteren en urgentie te signaleren.
• Organiseren en faciliteren van overleggen, inclusief het versturen van uitnodigingen en het regelen van faciliteiten.
• Ondersteunen en coördineren van projecten, inclusief het overnemen van taken bij afwezigheid van een projectondersteuner.
• Initiëren en verbeteren van secretariaatsprocessen door knelpunten te signaleren en nieuwe werkwijzen te implementeren.

Vereisten

• Minimaal 5 jaar werkervaring als managementassistent, directiesecretaresse of in een vergelijkbare ondersteunende functie.
• Minimaal 3 jaar ervaring met complex agendabeheer op directie- of bestuursniveau.
• Minimaal 3 jaar werkervaring binnen of voor een gemeentelijke- of overheidsorganisatie.
• Competenties:
• Plannen: Efficiënt coördineren van activiteiten om doelstellingen binnen een gegeven tijdsbestek te behalen.
• Omgevingsbewustzijn: Goed geïnformeerd zijn over relevante ontwikkelingen en deze effectief benutten.
• Klantgerichtheid: Inspelen op de wensen en behoeften van de klant.
• Samenwerken: Constructieve bijdrage leveren aan gezamenlijke resultaten en de sfeer binnen het team.

Arbeidsvoorwaarden

• Een bruto maandsalaris tussen € 3.206,- en € 4.499,- op basis van een 36-urige werkweek, afhankelijk van opleiding en ervaring.
• Een arbeidsovereenkomst voor 1 jaar met de mogelijkheid tot een overeenkomst voor onbepaalde tijd.
• Ontwikkel- en opleidingsmogelijkheden via het interne opleidingscentrum.
• Een individueel keuzebudget (IKB) van 17,05% van het salaris voor extra pensioenopbouw of verlofdagen.
• Pensioenregeling via ABP, met 70% van de pensioenpremie betaald door de werkgever.
• Reiskostenvergoeding en een thuiswerkvergoeding van € 3,25 per thuiswerkdag.
• Hybride werken met de mogelijkheid om deels thuis en deels op kantoor te werken.

Over Werkgever

De gemeente Amsterdam streeft naar een inclusieve werkomgeving waar verschillen tussen collega’s worden gekoesterd, wat bijdraagt aan betere resultaten voor de organisatie en de stad. De directie Dienstverlening is verantwoordelijk voor het contact en de dienstverlening aan alle Amsterdammers. Het secretariaat van de afdeling Bestuursadvies en Organisatie ondersteunt het management bij de dagelijkse aansturing en zorgt voor een soepel verloop van bestuurlijke en organisatorische processen. Het team bestaat uit ervaren en betrokken collega's die in een collegiale sfeer samenwerken.