Management Ondersteuner

Samenvatting

De rol van Management ondersteuner binnen de GGD Amsterdam is een veelzijdige administratieve functie waarin je de spil bent van een team binnen de afdeling Infectieziekten. Je bent verantwoordelijk voor secretariële, administratieve, financiële en organisatorische taken, en ondersteunt het teamhoofd bij het beheer van agenda's en dagelijkse werkzaamheden. Je werkt samen met collega's en draagt bij aan een efficiënte organisatie van de afdeling.

Verantwoordelijkheden

• Beheren van de agenda en e-mailbox van 1-2 managers.
• Voorbereiden en organiseren van vergaderingen en bijeenkomsten.
• Afstemmen van (vervolg)acties met teammanager(s) na vergaderingen.
• Invoeren van bestellingen, contracten en goedkeuren van facturen in de financiële systemen.
• Samenwerken met andere managementassistenten voor gezamenlijke activiteiten.
• Verbeteren van processen binnen het secretariaat in samenwerking met teamleiders.
• Coachen van collega's op het secretariaat in het stellen van prioriteiten en efficiënt werken.
• Bieden van administratieve ondersteuning aan het management bij personele, financiële en materiële zaken.
• Regelen van ICT-accounts en toegangstags voor nieuwe medewerkers.
• Fungeren als vraagbaak voor collega's over algemene zaken binnen de afdeling.

Vereisten

• Afgeronde mbo-4 opleiding.
• Minimaal 3 jaar werkervaring als managementassistent met verantwoordelijkheden voor agendabeheer en een breed pakket aan ondersteunende werkzaamheden.
• Minimaal 3 jaar ervaring met Office en Outlook in een publieke/non-profit omgeving, zoals zorg of onderwijs, met vertrouwelijke informatie.
• Goede beheersing van de Nederlandse taal (minimaal B2-niveau).
• Competenties:
• Plannen en coördineren van activiteiten efficiënt.
• Klantgerichtheid en dienstbaarheid.
• Samenwerken en bijdragen aan een goede teamdynamiek.
• Stressbestendigheid en flexibiliteit.

Arbeidsvoorwaarden

• Bruto maandsalaris tussen € 3.052,- en € 4.297,- op basis van een 36-urige werkweek.
• Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd van 12 maanden, met mogelijkheden voor verlenging.
• Ontwikkel- en opleidingsmogelijkheden via het interne opleidingscentrum.
• Individueel keuzebudget (IKB) van 17,05% van het salaris voor extra pensioenopbouw of verlofdagen.
• Pensioenregeling bij ABP.
• Reiskostenvergoeding en thuiswerkvergoeding.
• Maandelijkse bijdrage in de ziektekostenverzekering.

Over Werkgever

GGD Amsterdam is de publieke gezondheidsorganisatie van Amsterdam en bestaat uit circa 1800 medewerkers. De organisatie richt zich op het bevorderen van mentale gezondheid, bescherming tegen infectieziekten en het creëren van een gezonde leefomgeving. De afdeling Infectieziekten, waar de functie zich bevindt, bestaat uit verschillende subafdelingen en werkt nauw samen met het team Bedrijfsvoering. GGD Amsterdam streeft naar een divers personeelsbestand dat de beroepsbevolking van Amsterdam weerspiegelt.