Management- En Afdelingsondersteuner

Samenvatting

Als Management- en Afdelingsondersteuner binnen de afdeling Forensische Geneeskunde en Medische Advisering (FGMA) ben je verantwoordelijk voor het ondersteunen van het managementteam. Je zorgt voor een soepel verloop van processen door complexe agenda's en mailboxen te beheren, vergaderingen voor te bereiden en organisatorische coördinatie te bieden. Je speelt een cruciale rol in het ondersteunen van administratieve en financiële taken en bent een zichtbaar en benaderbaar aanspreekpunt binnen de afdeling.

Verantwoordelijkheden

• Beheren van complexe agenda’s en mailboxen, en bewaken van prioriteiten.
• Voorbereiden, plannen en notuleren van overleggen, waaronder het groot FGMA-overleg.
• Organiseren van bijeenkomsten, inclusief locatie, planning en facilitaire afstemming.
• Ondersteunen bij administratieve processen, zoals bestellingen, contracten en financiële afhandeling.
• Regelen van praktische zaken zoals ICT-accounts en toegangspassen.
• Proactief signaleren van ondersteuningsbehoeften en hierop inspelen.

Vereisten

• Afgeronde mbo-opleiding op niveau 4.
• Minimaal 3 jaar werkervaring in een ondersteunende rol, bij voorkeur met MS Office 365.
• Sterk tekstbegrip en correcte beheersing van het Nederlands op minimaal C1-niveau.
• Vermogen om gestructureerd te werken onder hoge druk en duidelijk te communiceren.
• Competenties:
• Oordeelsvorming: Weloverwogen en realistisch oordeel vormen op basis van informatie.
• Omgevingsbewustzijn: Inzicht in vakinhoudelijke en maatschappelijke ontwikkelingen.
• Klantgerichtheid: Inspelen op wensen en behoeften van klanten.
• Samenwerken: Constructieve bijdrage leveren aan teamresultaten.
• Initiatief: Zelfstandig kansen signaleren en verbeteringen doorvoeren.
• Verantwoordelijkheid: Aanspreekbaar zijn op eigen handelen en dat van anderen.

Arbeidsvoorwaarden

• Een brutomaandsalaris tussen € 3.206,- en € 4.499,- op basis van een 36-urige werkweek.
• Een arbeidsovereenkomst voor 1 jaar, met mogelijkheid tot verlenging.
• Ontwikkel- en opleidingsmogelijkheden via het interne opleidingscentrum.
• Individueel keuzebudget (IKB) van 17,05% van het salaris voor extra pensioenopbouw of verlofdagen.
• Pensioenregeling via ABP, met 70% van de pensioenpremie betaald door de werkgever.
• Reiskostenvergoeding en thuiswerkvergoeding.
• Maandelijkse bijdrage in de ziektekostenverzekering.

Over Werkgever

De afdeling Forensische Geneeskunde en Medische Advisering (FGMA) maakt deel uit van GGD Amsterdam en biedt forensische geneeskundige zorg en sociaal-medische advisering in de regio Amsterdam. De organisatie streeft naar diversiteit en inclusie en wil een afspiegeling zijn van de beroepsbevolking van Amsterdam. GGD Amsterdam zet zich dagelijks in voor de gezondheid van alle inwoners en waardeert verschillen tussen collega's als een bron van betere resultaten voor de organisatie en de stad.