Management Assistent Juridisch Bureau

Samenvatting

Als Management Assistent binnen het Juridisch Bureau van de Gemeente Amsterdam ondersteun je de afdelingsmanager en teammanagers met secretariële, administratieve en organisatorische taken. Je coördineert agenda's, vergaderingen en correspondentie, en zorgt voor een efficiënte werkorganisatie. Tijdens afwezigheid van collega's neem je hun taken waar om de continuïteit van de werkzaamheden te waarborgen.

Verantwoordelijkheden

• Ondersteunen van de afdelingsmanager en teammanagers op organisatorisch en secretarieel gebied.
• Beheren van agenda's en zorgen voor een gestructureerde planning.
• Verantwoordelijk voor e-mailbeheer vanuit de inbox van het secretariaat.
• Uitvoeren van administratieve taken, zoals het verwerken van aanvragen voor inhuur, NS Business Cards en bestellingen.
• Organiseren van overleggen, versturen van uitnodigingen, aanmelden van bezoekers, en boeken van catering.
• Bijdragen aan een efficiënt facturatieproces voor bestellingen en reserveringen.
• Overnemen van taken bij afwezigheid van collega's om de continuïteit van het werk te waarborgen.

Vereisten

• Afgeronde MBO niveau 4 opleiding.
• Minimaal 3 jaar werkervaring in een ondersteunende rol voor een afdelingsmanager of teammanager; ervaring bij een gemeente is een pré.
• Kennis en ervaring met MS Office.
• Competenties:
• Plannen: Efficiënt coördineren van activiteiten om doelstellingen binnen een tijdsbestek te behalen.
• Omgevingsbewustzijn: Inzicht in vakinhoudelijke en organisatorische ontwikkelingen en deze effectief benutten.
• Klantgerichtheid: Inspelen op de wensen en behoeften van de klant.
• Samenwerken: Constructieve bijdrage aan teamresultaten en sfeer.
• Stressbestendigheid: Effectief blijven werken onder druk en in hectische situaties.

Arbeidsvoorwaarden

• Werkuren van 32 tot 36 uur per week.
• Brutomaandsalaris tussen € 3.206,- en € 4.499,- (schaal 8) op basis van een 36-urige werkweek, afhankelijk van opleiding, kennis en ervaring.
• Arbeidsovereenkomst voor 1 jaar met mogelijkheid tot verlenging naar onbepaalde tijd.
• Ontwikkel- en opleidingsmogelijkheden via het interne opleidingscentrum.
• Individueel keuzebudget (IKB) van 17,05% van het salaris voor extra pensioenopbouw of verlofdagen.
• Pensioenregeling via ABP, met 70% van de pensioenpremie betaald door de werkgever.
• Reiskostenvergoeding voor woon-werkverkeer en thuiswerkvergoeding van € 3,25 per dag.
• Maandelijkse bijdrage in de ziektekostenverzekering.

Over Werkgever

De Gemeente Amsterdam streeft naar een inclusieve werkplek waar alle medewerkers zich gezien en gewaardeerd voelen. Het Juridisch Bureau is een ambitieuze juridische directie die zich richt op innovatieve oplossingen voor de Amsterdammer en haar collega's. De organisatie hecht waarde aan diversiteit en wil een personeelsbestand dat de beroepsbevolking van Amsterdam weerspiegelt. In deze rol werk je intensief samen met andere managementassistenten binnen een ondersteunend team. De werklocatie is aan de President Kennedylaan in Amsterdam.