Management Assistent

Samenvatting

De organisatie zoekt een management assistent voor de sector Ruimtelijke Programma’s en Projecten (RPP) in Eindhoven. De rol richt zich op het ontzorgen van het management en het creëren van overzicht binnen een dynamische werkomgeving. De assistent ondersteunt het sectorhoofd en werkt samen met afdelingshoofden en teamleiders.

Verantwoordelijkheden

De taken omvatten onder andere: - Notuleren van vergaderingen en het opstellen van vergaderstukken. - Bewaken van de voortgang van actiepunten en afspraken. - Beheren van het proces rondom orders, declaraties en bestellingen. - Coördineren van afspraken en vergaderingen, inclusief agendabeheer. - Beheren van mailboxen en correspondentie van het management. - Signaleren van knelpunten en proactief meedenken over oplossingen. - Beheren van het Document Management Systeem en archivering van correspondentie. - Organiseren van sector brede bijeenkomsten en uitjes. - Plannen van selectiegesprekken via een ATS-systeem.

Vereisten

De ideale kandidaat heeft: - Een afgeronde relevante mbo-opleiding met hbo-werk- en denkniveau. - Enkele jaren relevante werkervaring in een vergelijkbare functie binnen het bedrijfsleven, de overheid of non-profitorganisaties. - Sterke organisatorische vaardigheden, nauwkeurigheid en het vermogen om prioriteiten te stellen. - Snel begrip van organisatieprocessen en systemen. - Goede samenwerking- en communicatieve vaardigheden, zowel zelfstandig als in teamverband. - Digitale vaardigheden en een goede beheersing van de Nederlandse taal in woord en schrift. - Integriteit en discretie, met ervaring in het omgaan met vertrouwelijke informatie (VOG-P verklaring is vereist). - Stressbestendigheid en flexibiliteit bij veranderingen.

Arbeidsvoorwaarden

De organisatie biedt: - Een bruto maandsalaris tussen € 2.805 en € 3.980, afhankelijk van opleiding en ervaring. - Een jaarcontract met de intentie tot een vast contract. - 28 vakantiedagen per jaar en de mogelijkheid om ADV-dagen op te bouwen. - 17,05% Individueel Keuzebudget (IKB) voor extra verlofdagen of andere vergoedingen. - Een uitstekende pensioenopbouw bij ABP, waarbij de werkgever 70% bijdraagt. - Volledige reiskostenvergoeding voor openbaar vervoer en een kilometervergoeding voor autokilometers. - Hybride werkopties met een balans tussen kantoor- en thuiswerk.

Over Werkgever

De gemeente Eindhoven is een groeiende organisatie die zich richt op het ontwikkelen van een inclusieve stad voor alle inwoners. De organisatie waardeert diversiteit en inclusie en streeft naar een toekomstbestendige aanpak van stedelijke uitdagingen. Medewerkers worden gestimuleerd om hun expertise in te brengen, ongeacht hun woonlocatie. De organisatie biedt een informele cultuur met aandacht voor een goede werk-privébalans.