Management Assistent

gemeente Hilversum

Samenvatting

Als managementassistent bij de gemeente Hilversum ben je een spilfunctie in een dynamische werkomgeving. Je bent verantwoordelijk voor het beheer van complexe agenda's, het voorbereiden van vergaderingen, en het ondersteunen van wervings- en inwerkingsprocessen van nieuwe medewerkers. Daarnaast bied je administratieve ondersteuning bij inkoopprocedures en organiseer je team- en afdelingsbijeenkomsten. Je werkt nauw samen met managers en fungeert als sparringpartner, waarbij je proactief denkt en communiceert. Stressbestendigheid, flexibiliteit en een scherp oog voor detail zijn essentieel in deze rol.

Verantwoordelijkheden

• Beheren van complexe agenda's en mailboxen van managers.
• Voorbereiden en organiseren van vergaderingen en bijeenkomsten.
• Ondersteunen bij wervingsprocessen en het inwerken van nieuwe medewerkers.
• Administratieve ondersteuning bieden bij inkoopprocedures.
• Regelen van zaken rondom afscheid en jubilea van medewerkers.
• Fungeren als sparringpartner voor managers en hen adviseren.
• Signaleren van problemen en het aandragen van oplossingen.
• Flexibel en accuraat inspelen op veranderende omstandigheden en prioriteiten.

Vereisten

• Afgeronde MBO-4 opleiding in de richting van secretaresse of managementassistent(e).
• Minimaal 3 jaar ervaring in een vergelijkbare functie binnen een dynamische en complexe omgeving.
• Beschikbaarheid op vrijdag.
• Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal, zowel mondeling als schriftelijk.
• Ervaring met Office 365 en Microsoft Teams; snel nieuwe computerprogramma's eigen maken.

Arbeidsvoorwaarden

• Werkweek van 32 uur.
• Jaarcontract met intentie tot een vast dienstverband.
• Salaris in schaal 9 van de CAO Gemeenten (€2.754 - €3.908 bruto per maand bij 36 uur), afhankelijk van ervaring.
• Uitstekende pensioenopbouw bij ABP, waarbij de werkgever 70% premie betaalt.
• Individueel Keuzebudget (IKB) van 17,05% per maand.
• Volledige vergoeding van openbaar vervoer (2e klas) en mogelijkheden voor hybride werken.
• Opleidingsmogelijkheden via de Hilversum Academie vanaf dag één.

Over Werkgever

De gemeente Hilversum is een dynamische en toegankelijke organisatie die zich richt op het dienen van meer dan 93.000 inwoners. De organisatie streeft naar openheid, betrouwbaarheid en samenwerking. Kernwaarden zijn vertrouwen, eenvoud, betrokkenheid, professionaliteit, inclusie en duurzaamheid. De gemeente legt de nadruk op innovatie en continue ontwikkeling, waarbij medewerkers de ruimte krijgen om zichzelf te zijn, ongeacht hun achtergrond.