Management Assistent

gemeente Utrecht

Samenvatting

De Gemeente Utrecht zoekt een ervaren managementassistent voor de periode tot 1 augustus 2026. In deze rol ben je verantwoordelijk voor het ondersteunen van managers en teams binnen Stadsbedrijven. Je fungeert als het aanspreekpunt en beheert complexe agenda's en mailboxen. Je zorgt ervoor dat vergaderstukken correct in iBabs staan, bereidt afspraken voor en voert ondersteunende HRM-taken uit. De functie vereist een proactieve houding en de mogelijkheid om zelfstandig te werken binnen een team.

Verantwoordelijkheden

• Beheren van complexe agenda's en mailboxen, inclusief prioriteiten stellen.
• Zorgen dat vergaderstukken tijdig en correct in iBabs worden geplaatst.
• Voorbereiden van afspraken en aanleveren van benodigde stukken.
• Uitvoeren van ondersteunende HRM-taken, zoals bij sollicitatieprocedures.
• Assisteren bij projecten waar mogelijk.
• Fungeren als verbindende schakel tussen directie, management, medewerkers en externe relaties.

Vereisten

• Afgeronde secretariële opleiding op minimaal mbo-4 niveau.
• Ervaring als assistent in een dynamische omgeving.
• Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal, zowel mondeling als schriftelijk.
• Ruime ervaring met MS-Office, met name Outlook en Teams.
• Snel nieuwe systemen eigen maken.
• Sterke organisatorische vaardigheden en het vermogen om onder druk te werken.
• Flexibiliteit en teamgeest zijn essentieel.

Arbeidsvoorwaarden

• Werkweek van 32 tot 36 uur, met een bruto maandsalaris tussen de € 2.754,- en € 3.908,- op basis van 36 uur (schaal 7).
• Arbeidsovereenkomst voor de duur van 1 jaar.
• Individueel Keuzebudget (IKB) van 17,05% bovenop het salaris, voor aanpassing van arbeidsvoorwaarden.
• Ruimte voor persoonlijke ontwikkeling met diverse cursussen en opleidingen.
• Hybride werkmogelijkheden, deels vanuit huis.
• Werklocatie is de Tractieweg, het centrum van de uitvoerende organisatie.

Over Werkgever

De Gemeente Utrecht staat voor inclusiviteit en diversiteit, en ziet dit als een kracht voor betere samenwerking en innovatie. De organisatie biedt een fijne werksfeer en stimuleert persoonlijke ontwikkeling. Stadsbedrijven, waar je komt te werken, is verantwoordelijk voor diverse publieke diensten zoals afvalinzameling en het onderhoud van de openbare ruimte. De gemeente streeft ernaar een omgeving te creëren waar iedereen zich kan zijn en bijdragen aan de gemeenschap van meer dan 370.000 inwoners.