Functioneel Beheerder Dms/Rma

Provincie Gelderland

Samenvatting

Als Functioneel Beheerder DMS/RMA ben je verantwoordelijk voor het optimaal functioneren van het Document Management Systeem (DMS) en de Recordmanagement Applicatie (RMA) binnen de organisatie. Je speelt een cruciale rol in de vervanging en implementatie van een nieuwe applicatie, waarbij je samenwerkt met ICT en diverse afdelingen om een gestructureerde en veilige informatiehuishouding te waarborgen. Je werkzaamheden omvatten onder andere het beheer van het DMS/RMA, optimalisatie van informatieprocessen, ondersteuning van gebruikers, kwaliteitsborging en samenwerking met stakeholders.

Verantwoordelijkheden

• Beheer van DMS/RMA: Functioneel beheer van het DMS/RMA, oplossen van storingen, implementeren van updates en gebruikersondersteuning bieden.
• Optimalisatie van informatieprocessen: Analyseren van informatiebehoeften en vertalen naar effectieve informatieprocessen, inclusief optimalisatie van document- en recordstromen.
• Informatiebeheer en -huishouding: Waarborgen van een gestructureerde informatiehuishouding in overeenstemming met wet- en regelgeving (bijv. AVG, archiefwetgeving).
• Ondersteuning van gebruikers: Eerste aanspreekpunt voor gebruikers, ondersteuning bieden bij functionele vragen en verzoeken.
• Kwaliteitsborging en compliance: Naleving van (interne) standaarden en procedures voor documentbeheer en recordmanagement waarborgen.
• Begeleiding: Ontwikkelen van richtlijnen voor document- en recordmanagement en verbeteren van gebruikersbewustzijn.
• Rapportage en analyse: Monitoren van gebruik en prestaties van systemen, rapportages opstellen en management adviseren over verbeterpunten.
• Samenwerking met stakeholders: Proactief samenwerken met interne en externe stakeholders om systeemfunctionaliteiten af te stemmen op behoeften.
• Koppelingen met andere informatiesystemen: Beheren van integraties tussen DMS/RMA en andere systemen.
• Zorgdragen voor systeemintegriteit: Bewaken van gegevensintegriteit en werking van koppelingen.
• Vervangingstraject DMS/RMA: Meedenken over de aanbesteding en selectie van een nieuw DMS/RMA.

Vereisten

• Afgeronde hbo-opleiding, bij voorkeur in Informatica, Informatie- en Documentbeheer of vergelijkbaar.
• Aantoonbare ervaring met beheer en optimalisatie van DMS en RMA, bij voorkeur in een complexe organisatie.
• Grondige kennis van informatiebeheer, documentbeheer en compliance met wet- en regelgeving.
• Ervaring met het analyseren en verbeteren van informatieprocessen en vertalen naar technische en functionele eisen.
• Ervaring met het beheren van koppelingen tussen DMS en andere bedrijfsapplicaties.
• Kennis van en ervaring met veelgebruikte DMS/RMA-tools zoals SharePoint, OpenText of Documentum is een pré.

Arbeidsvoorwaarden

• Salaris tussen €3.644,- en €5.133,- bruto per maand (schaal 10), afhankelijk van opleiding en ervaring.
• Individueel Keuze Budget (IKB): 22% van jaarsalaris, inclusief vakantiegeld en eindejaarsuitkering.
• 4 weken vakantie per jaar, met de mogelijkheid tot extra verlof.
• Persoonlijk Budget Duurzame Inzetbaarheid (PBDI) van €6.000,- voor ontwikkeling en inzetbaarheid.
• Gezondheidsbudget van €300,- per jaar.

Over Werkgever

De Provincie Gelderland is de grootste provincie van Nederland en heeft als doel om Gelderland mooi, schoon, welvarend en veilig te houden. Met 1.700 medewerkers werkt de organisatie aan complexe maatschappelijke opgaven, zoals energietransitie en woningbouw. De organisatie hecht veel waarde aan een gezonde werkplek, flexibele arbeidsvoorwaarden en ontwikkelingsmogelijkheden voor medewerkers. Inclusiviteit en diversiteit zijn belangrijke kernwaarden.