Directiesecretaresse

Samenvatting

De gemeente Rotterdam zoekt een ervaren Directiesecretaresse voor de Directie Veiligheid. De rol vereist een stevige persoonlijkheid die kan omgaan met dynamiek en druk. De Directiesecretaresse ondersteunt de adjunct-directeur en directeur en vervangt waar nodig andere secretaresses. Samenwerking en verbinding met collega's zijn essentieel in dit team van acht secretaresses.

Verantwoordelijkheden

De Directiesecretaresse heeft een breed scala aan verantwoordelijkheden, waaronder: - Agendabeheer: Beheren van twee complexe agenda's en prioriteiten stellen. - Mailboxmanagement: Structureren en beantwoorden van e-mails, en fungeren als eerste aanspreekpunt. - Vergaderingen organiseren: Voorbereiden en borgen van vergaderingen, inclusief de benodigde documenten. - Administratie & workflow: Zorgen voor een efficiënte doorloop van documenten en dossiers. - Spoedtaken: Afhandelen van dringende taken, vooral op vrijdagen. - Procesverbetering: Actief meedenken over het verbeteren van werkprocessen en het moderniseren van het secretariaat. - Systeemvaardigheid: Snel nieuwe systemen eigen maken en deze efficiënt inzetten.

Vereisten

Voor deze functie zijn de volgende vaardigheden en ervaring vereist: - Minimaal 5 jaar ervaring als secretaresse. - Ervaring met MS Office, Teams en Microsoft Planner; bij voorkeur ook met het vergadersysteem iBabs. - Beschikbaarheid voor minimaal 3 dagen per week op kantoor, met vrijdag als verplichte werkdag. - Stevige persoonlijkheid die stressbestendig is en overzicht kan bewaren. - Vermogen om prioriteiten te stellen en duidelijk "nee" te zeggen indien nodig. - Communicatief sterk, leergierig en enthousiast over nieuwe systemen en werkwijzen.

Arbeidsvoorwaarden

De arbeidsvoorwaarden omvatten: - Salaris tussen € 3171 en € 4464 bruto per maand (salarisschaal 8). - 17,05% keuzebudget voor extra vakantiedagen, sportschoolcontributie, en andere voordelen. - OV-mobiliteitskaart met 100% vergoeding van reiskosten en vergoedingen voor fiets- en deelvervoer. - Optimale werkfaciliteiten en een aantrekkelijk opleidings- en ontwikkelprogramma. - Een contract voor bepaalde tijd met de mogelijkheid tot omzetten naar onbepaalde tijd. - Goede ABP pensioenregeling waarbij de gemeente 70% van de pensioenpremie betaalt.

Over Werkgever

De gemeente Rotterdam biedt een dynamische werkomgeving waarin medewerkers de vrijheid en verantwoordelijkheid krijgen om ideeën te realiseren. De organisatie stimuleert diversiteit en inclusie en moedigt iedereen aan om te solliciteren. De Directie Veiligheid werkt samen met diverse partners aan thema's zoals georganiseerde misdaad, jeugdcriminaliteit en digitale veiligheid, en is gericht op een veilige en weerbare stad.