Directieondersteuner

gemeente Amsterdam

Samenvatting

Als Directieondersteuner ben je verantwoordelijk voor het ondersteunen van een directielid binnen het Projectmanagementbureau van de gemeente Amsterdam. Je zorgt voor een gestructureerde en efficiënte werkdag door het beheren van agenda's, het coördineren van vergaderingen en het opstellen van notulen. Je werkt nauw samen met collega’s en bent in staat om flexibel te schakelen in een dynamische omgeving.

Verantwoordelijkheden

• Beheren van de agenda's en planning van de directeuren.
• Verzorgen van inkomende en uitgaande correspondentie.
• Plannen en voorbereiden van vergaderingen, inclusief het verzamelen van benodigde documenten.
• Notuleren van directie- en teamoverleggen en opvolgen van acties.
• Organiseren van bijeenkomsten en evenementen.
• Uitvoeren van administratieve taken zoals digitale archivering en het maken van presentaties.
• Waarnemen van taken van directe collega bij afwezigheid.

Vereisten

• Minimaal een afgeronde mbo niveau-4 opleiding (bijvoorbeeld managementondersteuner of directiesecretaresse).
• Ten minste 3 jaar relevante werkervaring als directiesecretaresse of managementassistent.
• Ervaring met complex agendabeheer en MS Office (Outlook, Word, Excel, PowerPoint).
• Aantoonbare ervaring in het organiseren van overleggen en het oplossen van praktische problemen.
• In staat om vertrouwelijke informatie te verwerken.
• Competenties:
• Plannen: Effectief organiseren van afspraken en werkzaamheden.
• Omgevingsbewustzijn: Inzicht in belangrijke informatie voor de leidinggevende.
• Samenwerken: Positieve bijdrage aan de teamdynamiek.
• Stressbestendigheid: Kalm blijven onder druk en flexibel schakelen.
• Verantwoordelijkheid: Problemen zelfstandig oplossen en afspraken nakomen.

Arbeidsvoorwaarden

• Een bruto maandsalaris tussen € 3.052,- en € 4.297,- (schaal 8) op basis van een 36-urige werkweek.
• Een arbeidsovereenkomst voor 1 jaar, met kans op verlenging naar onbepaalde tijd.
• Opleidings- en ontwikkelmogelijkheden via het interne opleidingscentrum.
• Individueel keuzebudget (IKB) van 17,05% van het salaris voor extra pensioenopbouw of verlofdagen.
• Pensioenregeling via ABP, met 70% dekking van de pensioenpremie.
• Reiskostenvergoeding voor woon-werkverkeer en thuiswerkvergoeding.
• Maandelijkse bijdrage in de ziektekostenverzekering.

Over Werkgever

De gemeente Amsterdam streeft naar een inclusieve werkplek waar alle medewerkers zich gewaardeerd voelen. Het Projectmanagementbureau, met 600 medewerkers, richt zich op project-, programma- en procesmanagement voor sociale en fysieke projecten in de stad. De organisatie heeft als doel Amsterdam te verbeteren en de uitdagingen van een groeiende stad aan te pakken. De werkplek is gevestigd aan de Weesperstraat 432, met een fysieke aanwezigheidsplicht en de mogelijkheid tot één thuiswerkdag in overleg.