Afdelingssecretaresse Bestuursondersteuning

Samenvatting

Als Afdelingssecretaresse Bestuursondersteuning ben je verantwoordelijk voor het creëren van overzicht en structuur binnen de afdeling. Je werkt in een dynamische omgeving en zorgt ervoor dat processen zorgvuldig en transparant verlopen. Je beheert onder andere het bestuursregister, registreert de kosten van collegeleden en houdt de financiële administratie bij. Daarnaast organiseer je afdelingsoverleggen, MT-overleggen en een jaarlijkse inspiratiedag, waarbij je jouw organisatorische talenten inzet.

Verantwoordelijkheden

• Beheren van de agenda van het afdelingshoofd en afstemmen van prioriteiten en binnengekomen stukken.
• Organiseren en ondersteunen van afdelingsoverleggen en MT-overleggen, inclusief notuleren en opvolgen van acties.
• Schakelen met collega’s uit verschillende teams om informatie en planning te coördineren.
• Organiseren van de jaarlijkse inspiratiedag en ondersteunen bij bijeenkomsten en trainingen.
• Verwerken van inkooporders en facturen in Unit4, en bewaken van de financiële en administratieve processen.

Vereisten

• Mbo 4 werk- en denkniveau, bij voorkeur in de richting van directiesecretaresse of managementassistent.
• Ervaring in een secretariële of ondersteunende functie.
• Snel eigen maken van digitale systemen zoals Unit4 en Djuma.
• Nauwkeurigheid en overzicht houden in een drukke werkomgeving.
• Helder en tactvol communiceren met collega’s.

Arbeidsvoorwaarden

• Salaris tussen € 2.564,- en € 3.696,- bruto per maand op basis van 36 uur per week.
• 28 vakantiedagen bij een fulltime dienstverband, met de mogelijkheid om extra verlof op te sparen.
• Contract voor een jaar met kans op een vast contract bij wederzijdse tevredenheid.
• Persoonlijk budget van 17,05% van het salaris, in te zetten voor vakantiegeld, eindejaarsuitkering en bovenwettelijk verlof.
• 100% reiskostenvergoeding bij gebruik van het openbaar vervoer en deelname aan het ABP-keuzepensioenfonds.
• Mogelijkheden voor hybride werken.

Over Werkgever

De gemeente 's-Hertogenbosch biedt een inspirerende werkomgeving waar medewerkers de kans krijgen om ideeën waar te maken en bij te dragen aan de gemeenschap. De afdeling Bestuursondersteuning bestaat uit 47 collega's en staat bekend om een collegiale en gemoedelijke sfeer. De gemeente is groot genoeg om impact te maken, maar klein genoeg om overzicht te houden, waardoor medewerkers de vrijheid krijgen om autonoom te werken en hun talenten te benutten.